Personal Data Protection Act (PDPA)

OPEN UNIVERSITY MALAYSIA (OUM) PRIVACY AND PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

OUM is committed to comply with the Personal Data Protection Act (PDPA) 2010 in protecting its students’ personal information that has been processed by OUM. We hope this section gives you as a student or a data subject dealing with OUM, a good understanding on how we handle your personal data that we collect and how you can control the disclosure of such data.

The information on the enforcement of PDPA 2010 which is provided below is in relation to the nature and type of data processed; how your data is collected and used; to whom your data can be disclosed; and your right to access and correct your personal information.

What Personal Data We Process?

OUM needs to process (that is, collect, use, store and ultimately destroy) your personal data for various academic, educational and administrative purposes. Generally, your personal data that we collect and process, includes but not restricted to:

Name, Identification number (NRIC), Passport number, Address, Contact numbers, Gender, Date of birth, Previous qualification, Personal email address, Photo and images, Marital status, Emergencies contact person(s) details, Family / guardian information.

Sensitive Personal Data

Some of the personal data that we process may include what is defined as ‘sensitive personal data’ under the Act and these include, but not restricted to:

Race, Religion, Health, Records of misconduct and disciplinary action, Records of criminal offence

This sensitive information shall be treated carefully by OUM and will only be used for specific purposes. It will not be released to a third party without your explicit consent unless it is necessary to protect your interests.

Provision of Information

The provision of all information requested for in the relevant forms of OUM is mandatory, unless specified otherwise. This is to enable us to process your application and / or request for our services.

Should you fail to provide the said information, OUM will be unable to process your request and / or provide you with the relevant services.

How do We Use Your Data?

The purpose for which personal data is collected and further processed includes, but not restricted to the following:

• To process application for admission.
• To maintain students’ personal details, academic and non-academic records.
• To facilitate the internships, placement or industrial training as well as co-curricular related activities.
• To provide the relevant administrative support, counselling and financial aids services.
• To manage the use of facilities such as library, laboratories and so on.
• To administer the graduation and alumni related events.
• To administer the tuition fee and other payment.
• To communicate with students on any important announcements including matters relating to career services, postgraduate studies and alumni.
• To collect and relay information for relevant local or international statutory authorities or examination boards.
• To contact student’ s next of kin in case of emergency.
• To comply with any regulatory, audit or security related requirements.

How is Your Data Collected?

Most, if not all, of your personal data was obtained from you directly, either from the following sources or from any other information you provided, and this may include:

• Enquiry Form.
• Various type of Application and/or Registration Forms.
• All other School and/or Support Services related Request Forms.
• Previous qualification related documents and/or certificates.

In some instances, your personal data may have been obtained from external sources including, but not restricted to the following:

• Third parties such as previous educational institutions, law enforcement agencies and other government entities.
• Third party service providers and any other future third parties in relation or incidental to the above.
• Personal data which are available in the public domain.
• Personal data which may be collected from cookies through the use of OUM’s website.

Disclosure of Your Personal Data

OUM will keep your personal data confidential unless you have given the written consent to such disclosure or it is within the ambit of permitted disclosures under prevailing laws / guidelines, OUM may disclose your information to the categories of third parties as listed below (not restricted to):

• The Ministry of Higher Education, other relevant government departments / agencies, statutory authorities and industry regulators.
• Malaysian Immigration Department and its appointed agencies.
• Foreign embassies and their appointed agencies.
• The police and other enforcement agencies where and when required.
• Your sponsors including your parents / guardians.
• Third parties that provide the internships or attachment placements.
• Professional or accreditation bodies.
• OUM’s external counterparts providing dual degrees, articulation or progression of study.
• Third parties appointed by OUM to provide services to OUM such as auditors, lawyers, contractors, printing companies, travel agencies, training organiser and insurance companies.
• Other institutions or companies within or associated with OUM.

Disclosure in Cases of Risk to Safety and Well-Being

OUM may disclose personal data, including sensitive personal data, without obtaining prior consent if such disclosure is necessary to protect the life, health, or safety of the data subject or any other individual. This includes cases where there is a reasonable belief that the student poses a risk of self-harm or harm to others. Any such disclosure will be made in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), including but limited to Sections 39, 40(1) dan 45(2)(a).

Access and Correction of Personal Data

Students have the right to:

• Request access to personal data.
• Correct inaccurate data.
• Withdraw consent for data processing (subject to legal and contractual obligations).

Requests must be made in writing to: –

Name: Ms. Chan Chin Jang
Designation: Manager, Learner Management Division, OUM
Email: ccj@oum.edu.my

Parental or Guardian Consent for Students Under 18

For students under the age of 18, the consent of a parent or legal guardian is required for the collection and processing of personal data. OUM reserves the right to request proof of such consent where necessary.

Updates to the Notice

OUM reserves the right to amend this notice as necessary. Updates will be published on OUM’s official website.

For further information, please contact the abovementioned officer at OUM.

Conflicts

In the event of any conflict between the English version of this notice and its corresponding Bahasa Melayu notice, the terms in this English language notice shall prevail

NOTIS PRIVASI & PERLINDUNGAN DATA PERIBADI OPEN UNIVERSITY MALAYSIA (OUM)

OUM komited untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) yang telah dikuatkuasakan baru-baru ini dalam melindungi maklumat peribadi pelajar yang telah diproses oleh OUM. Kami berharap bahagian ini dapat memberikan anda, sebagai pelajar atau subjek data yang berurusan dengan OUM, pemahaman yang jelas tentang bagaimana kami mengendalikan data peribadi yang kami kumpulkan serta bagaimana anda boleh mengawal pendedahan data tersebut.

Maklumat berkaitan penguatkuasaan PDPA 2010 yang dinyatakan di bawah merangkumi jenis data yang diproses, kaedah pengumpulan dan penggunaan data anda, pihak yang boleh menerima pendedahan data anda serta hak anda untuk mengakses dan membetulkan maklumat peribadi anda.

Apakah Data Peribadi yang Kami Proses?

OUM perlu memproses (iaitu, mengumpul, menggunakan, menyimpan dan akhirnya memusnahkan) data peribadi anda untuk pelbagai tujuan akademik, pendidikan dan pentadbiran. Secara amnya, data peribadi anda yang kami kumpulkan dan proses termasuk tetapi tidak terhad kepada:

Nama, Nombor Pengenalan (NRIC), Nombor Pasport, Alamat, Nombor Telefon, Jantina, Tarikh Lahir, Kelayakan Terdahulu, Alamat Emel Peribadi, Gambar dan Imej, Status Perkahwinan, Maklumat Orang untuk Dihubungi dalam Kecemasan, Maklumat Keluarga/Penjaga.

Data Peribadi Sensitif

Sebahagian daripada data peribadi yang kami proses mungkin termasuk apa yang ditakrifkan sebagai ‘data peribadi sensitif’ di bawah PDPA dan ia termasuk tetapi tidak terhad kepada:

Bangsa, Agama, Kesihatan, Rekod Salah Laku dan Tindakan Disiplin, Rekod Kesalahan Jenayah.

Maklumat sensitif ini akan dikendalikan dengan berhati-hati oleh OUM dan hanya akan digunakan untuk tujuan tertentu. Ia tidak akan didedahkan kepada pihak ketiga tanpa kebenaran nyata anda kecuali jika perlu untuk melindungi kepentingan anda.

Penyediaan Maklumat

Pemberian semua maklumat yang diminta dalam borang berkaitan OUM adalah wajib, kecuali dinyatakan sebaliknya. Ini bagi membolehkan kami memproses permohonan dan/atau permintaan anda untuk dan/atau berkenaan perkhidmatan kami.

Sekiranya anda gagal menyediakan maklumat yang diperlukan, OUM tidak dapat memproses permohonan anda dan/atau memberikan perkhidmatan berkaitan kepada anda.

Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda?

Tujuan pengumpulan dan pemprosesan data peribadi termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Memproses permohonan kemasukan.
• Menyimpan butiran peribadi pelajar, rekod akademik dan bukan akademik.
• Menguruskan latihan industri, penempatan dan aktiviti berkaitan kokurikulum.
• Menyediakan sokongan pentadbiran, kaunseling dan perkhidmatan bantuan kewangan.
• Mengurus penggunaan kemudahan seperti perpustakaan, makmal dan sebagainya.
• Mengendalikan majlis graduasi dan acara berkaitan alumni.
• Mengurus yuran pengajian dan pembayaran lain.
• Berkomunikasi dengan pelajar mengenai pengumuman penting termasuk perkhidmatan kerjaya, pengajian pascasiswazah dan alumni.
• Mengumpul dan menyampaikan maklumat kepada pihak berkuasa atau lembaga peperiksaan berkaitan, sama ada tempatan atau antarabangsa.
• Menghubungi waris pelajar dalam kes kecemasan.
• Mematuhi sebarang keperluan kawal selia, audit atau keselamatan.

Bagaimana Data Anda Dikumpulkan?

Sebahagian besar, jika tidak semua, data peribadi anda diperoleh secara langsung daripada anda melalui sumber berikut atau maklumat lain yang anda berikan, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Borang Pertanyaan.
• Pelbagai jenis Borang Permohonan dan/atau Pendaftaran.
• Semua Borang Permintaan Berkaitan Sekolah dan/atau Perkhidmatan Sokongan.
• Dokumen kelayakan terdahulu dan/atau sijil.

Dalam beberapa keadaan, data peribadi anda mungkin diperoleh daripada sumber luaran termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Pihak ketiga seperti institusi pendidikan terdahulu, agensi penguatkuasaan undang-undang dan entiti kerajaan lain.
• Penyedia perkhidmatan pihak ketiga dan mana-mana pihak ketiga lain yang berkaitan.
• Data peribadi yang tersedia dalam domain awam.
• Data peribadi yang mungkin dikumpulkan melalui kuki dalam laman web OUM.

Pendedahan Data Peribadi Anda

OUM akan memastikan data peribadi anda dirahsiakan kecuali anda memberikan kebenaran bertulis untuk pendedahan tersebut atau jika ia termasuk dalam kategori pendedahan yang dibenarkan di bawah undang-undang/garis panduan yang berkuat kuasa. OUM boleh mendedahkan maklumat anda termasuk, tetapi tidak terhad kepada, kategori pihak ketiga berikut:

• Kementerian Pendidikan Tinggi, jabatan kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri.
• Jabatan Imigresen Malaysia dan agensi yang dilantik.
• Kedutaan asing dan agensi yang dilantik.
• Polis dan agensi penguatkuasaan lain apabila diperlukan.
• Penaja anda termasuk ibu bapa/penjaga anda.
• Pihak ketiga yang menyediakan latihan industri atau penempatan kerja.
• Badan profesional atau akreditasi.
• Rakan kongsi luar OUM yang menawarkan program dwi-ijazah, artikulasi atau lanjutan pengajian.
• Pihak ketiga yang dilantik oleh OUM untuk menyediakan perkhidmatan seperti juruaudit, peguam, kontraktor, syarikat percetakan, agensi pelancongan, penganjur latihan dan syarikat insurans.
• Institusi atau syarikat lain dalam kumpulan atau berkaitan dengan OUM.

Pendedahan Data Peribadi

Data peribadi mungkin didedahkan kepada:

• Agensi kerajaan, badan kawal selia, Jabatan Imigresen, agensi penguatkuasaan undang-undang, penaja pelajar, penyedia latihan industri, badan akreditasi, rakan akademik, dan penyedia perkhidmatan yang dilantik oleh OUM.

Pendedahan Dalam Kes Risiko terhadap Keselamatan dan Kebajikan

OUM boleh mendedahkan data peribadi, termasuk data sensitif, tanpa kebenaran terlebih dahulu jika pendedahan tersebut diperlukan untuk melindungi nyawa, kesihatan, atau keselamatan individu atau orang lain. Ini termasuk kes di mana terdapat kepercayaan munasabah bahawa pelajar berisiko mencederakan diri sendiri atau orang lain. Sebarang pendedahan sedemikian akan dibuat selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA), termasuk tetapi tidak terhad kepada Seksyen 39, 40(1) dan 45(2)(a).

Akses dan Pembetulan Data Peribadi

Pelajar mempunyai hak untuk:

• Memohon akses kepada data peribadi.
• Membetulkan data yang tidak tepat.
• Menarik balik persetujuan untuk pemprosesan data (tertakluk kepada keperluan undang-undang dan kontrak).

Permintaan mesti dibuat secara bertulis kepada: –

Nama: Ms. Chan Chin Jang
Jawatan: Pengurus, Bahagian Pengurusan Pembelajaran, OUM
Email: ccj@oum.edu.my

Keizinan Ibu Bapa atau Penjaga bagi Pelajar di Bawah Umur 18 Tahun

Bagi pelajar berumur di bawah 18 tahun, keizinan ibu bapa atau penjaga yang sah diperlukan untuk pengumpulan dan pemprosesan data peribadi. OUM berhak untuk meminta bukti keizinan tersebut jika perlu.

Kemaskini Notis

OUM berhak untuk meminda notis ini apabila perlu. Sebarang kemaskini akan diterbitkan di laman web rasmi OUM.

Untuk maklumat lanjut, sila hubungi pegawai OUM seperti yang dinyatakan di atas.

Konflik

Sekiranya terdapat sebarang konflik antara notis ini dalam versi Bahasa Inggeris dengan notis ini dalam Bahasa Melayu, terma-terma notis dalam Bahasa Inggeris akan digunapakai.